Oamenii tinuti captive in sedinte interminabile. Cascat discret, ochiade catre ceasul din perete, arabescuri desenate in coltul foii pana se consuma mina sau se gaureste hartia, dialoguri paralele cu sedinta, initiate in scris cu vecinul de “tortura”. Se poate si altfel ?
Un recent sondaj facut de 3M punea o intrebare simpla : « Ce parere ai despre ultimele sedinte la care ai participat ? ». Majoritatea raspunsurilor au fost : nu s-au luat decizii, oamenii nu au pregatiti in vreun fel, nu s-a tinut cont de plan, n-au inceput si nu s-au terminat la timp, nu au fost bine conduse, nu a existat un plan sau un scop general, nu s-au luat notite sau au fost luate prost, nu era necesar sa particip. Wall Street Journal spune acelasi lucru : mai mult de o treime din intalniri sunt considerate de catre managerii care participa la ele, neproductive.
Reguli de circulatie a informatiei in sedinte
1. Pentru organizator : inainte sa incepi cu primul punct pe agenda, e frumos sa intrebi : « vrea cineva sa mai adauge ceva ? E posibil sa-mi fi scapat mie. »
2. Este important sa nu te abati de la subiect. Normal, este o discutie intre oameni destepti si replicile destepte se provoaca una pe cealalta la dialog, pana cand nimeni nu mai stie de la ce a pornit totul. Dar pentru asta exista un lider. Pentru a tine discutia pe fagasul propus. O solutie ar fi desemnarea unui participant care sa atraga mereu atentia atunci cand discutia devine « sporovaiala ». Alta solutie ar fi sa existe pe masa un carton cu « Distractia s-a terminat. » si primul care isi da seama ca se pierde vremea, sa il ridice.
3. Sedinta nu trebuie sa se incheie fara ca deciziile luate sa nu fie recapitulate. Astfel, tuturor le va fi clar ce au de facut si cand. Nu incheia niciodata sedinta fara sa acorzi ultimul cuvant. Astfel, nimeni nu va putea sa-ti reproseze ca nu a avut ocazia sa-si spuna pasul.
4. O sedinta va fi neaparat urmata de o evaluare a sedintei : ne-am indeplinit obiectivul ? Ce am facut bine ? Ce putem imbunatati data viitoare ?
5. o sedinta eficienta trebuie sa aiba efect. Astfel minuta intocmita in timpul sedintei se va inmana participantilor cat mai repede si se va urmari realizarea intocmai a planului. Sedinta trebuie urmata de actiune si daca participantii mai uita, liderul nu are voie sa uite.