Sedintele se tin cand trebuie …sa se ia o decizie ; sa se rezolve o problema ; sa se stabileaasca responsabilitatile fiecarui membru al echipei ; sa se dezvolte sprijinul reciproc.
Nu se tin cand…subiectul nu e prioritar si de interes ; exista alte modalitati de comunicare mai bune ; informatia nu e corecta, completa ; oamenii-cheie nu sunt prezenti ; nu a fost bine pregatita.
Patru sunt ratiunile din care se stabileste o sedinta. Fie trebuie sa se rezolve o problema, fie sa se ia o decizie, sa se planifice o activitate sau sa se intareasca echipa. Daca te-ai hotarat sa planifici o sedinta, trebuie sa ai un motiv bine intemeiat. Daca esti doar un simplu participant, tot trebuie sa cunosti motivul bine intemeiat, pentru ca altfel ai dreptul sa ceri socoteala cui ti-a pus sedinta-n drum.
Asadar ia aminte :orice sedinta trebuie sa aiba un scop care trebuie comunicat clar. Multe intalniri sunt sortite esecului dinainte sa inceapa, pentru ca asteptarile nu sunt clar exprimate.
Apoi, e nevoie de o agenda, un plan al sedintei care se face inainte de meeting sau sedinta poate incepe cu alcatuirea lui. O buna intrebare de incalzire este : « ce se va intampla, concret, cand aceasta sedinta se va termina si va avea un succes rasunator ? » Raspunsurile sunt scrise de fiecare pe hartie si apoi citite. Daca intrebarea e luata in serios, raspunsurile ar trebui sa devina tot atatea prioritati si probleme de rezolvat.
Daca esti tu seful, atunci gandeste-te de fiecare data cand nu te poti abtine sa acaparezi discutia, ca mai bine decat sa conduci sedinta este sa facilitezi dialogul. Mai bine decat sa faci afirmatii este sa pui intrebari si sa asculti. De fapt, totul se hotaraste cel mai bine cu o intrebare. Poate fi : « vrea cineva sa se ofere ? » sau « Gimi, mergi tu la primarie sa depui cererea si imi comunici raspunsul miercurea viitoare ? ».
Da ? Atunci noteaza-ti tu. « O cerere fara termen foarte rar produce actiuni. De asemenea, scopul nu trebuie sa fie evaziv, pentru ca el va deveni o portita de scapare spre « povesti vanatoresti ». Pe agenda nu va sta scris « Discutii privind planul pe trimestrul urmator », ci « Stabilirea planului ». O sedinta nu se tine pentru discutii, ci pentru decizii.